コピー機・複合機のリース代理店・販売店の選び方は？5つのポイントを解説

「コピー機・複合機の代理店を探しているけど、選び方って？」

「どんな基準でコピー機・複合機の代理店を選べば良いの？」

このようにお悩みではないでしょうか。

コピー機や複合機の代理店選びは、これからオフィスを開業される方や、設備を充実させたいとお考えの方にとって非常に大切なことです。

ただし、コピー機・複合機のリース代理店は非常に多く、どんな基準で代理店を選べば良いのか分からない方も多いでしょう。

そこで、今回の記事では、コピー機・複合機のリース代理店・販売店の選び方について詳しく解説します。

これからリースをご検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

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なぜ、コピー機・複合機の代理店・販売店選びが重要なのか？

「そもそも、コピー機や複合機なんてどの代理店でも同じじゃないの？」

と思われる方も多いのではないのでしょうか。

しかし、代理店選びはコピー機や複合機の導入を成功させる上で非常に重要なポイントとなります。

ここでは、代理店選びがなぜ重要なのかについて詳しく解説していきます。

仕入れ価格は代理店によって違う

まず、コピー機や複合機を販売している代理店は多いですが、その仕入れ価格は店舗によって異なります。

基本的には

各メーカー(富士フイルムなど)　→　代理店　→　利用者様

という流れで製品が動くことになりますが、各メーカーも全ての代理店に同様の価格で卸しているというわけではないのです。

例えば、年間に500台販売してくれる代理店A社と、年間に10台しか販売できないB社では生み出す利益が異なります。

そのため、メーカーからしてもなるべく多くの利益を生み出してくれるA社には特別価格で卸し、利用者もA社から購入やリースした方がお得になる可能性もあるのです。

サポート体制が異なる

コピー機や複合機を利用する場合、利用し続ける中で故障や機器トラブルが発生するリスクがあります。

例えばインク切れであったり、紙の補充、紙詰まりなど、さまざまな問題が考えられるでしょう。

そういった際、自社で解決できない場合にはメーカーや代理店にサポートしてもらうことになります。

ただし、代理店によってもサポート体制が異なっており、無償でサポートを行ってくれる業者もあれば、オプション費用が掛かるケースもあるのです。

そのため、複数の業者を比較してどの代理店が最も手厚いサポートを行ってくれるのかも見極める必要があります。

大手代理店と中小代理店の違いは？

これからコピー機・複合機のリース代理店を選ぼうとする時、気になるのが

「大手代理店と中小代理店ってどんなふうに違うの？」

ということではないでしょうか。

大手と中小、それぞれに良い面と悪い面がありますので、以下の内容を押さえておくと良いでしょう。

大手代理店のメリットとデメリット

・メリット
仕入れ価格が安くコストを抑えて利用できる

・デメリット
レスポンスが悪かったり、納品まで時間が掛かる可能性がある

大手代理店を利用する最大のメリットは、仕入れ価格が安いことでしょう。大手の信頼ゆえに利用者も多く、各メーカーにとって大手の代理店はお得意様になります。

そのため、卸価格も比較的安くなる傾向にあるため、大手代理店の方が安い料金で利用できる可能性があります。

ただし、大手代理店の場合には社員の数も多いため、それだけマニュアルもしっかりとしている可能性が高いです。

こうしたことが要因し、質問しても回答まで時間が掛かったり、製品の納品まで細かなチェックを行うために時間が掛かる可能性もあります。

こうしたデメリットについても押さえておくと良いでしょう。

中小代理店のメリットとデメリット

・メリット
対応が早く、フットワークが軽い
サポートが手厚い

・デメリット
大手よりもリース料金が高い可能性がある

中小代理店のメリットは、大手よりもレスポンスが早く、フットワークも軽いことでしょう。上述した通り、大手の代理店は所属している社員の数も多く、その分チェックも複雑になります。

大手では納品まで時間が掛かったり、対応が遅い可能性もありますが、中小代理店なら比較的素早く対応してもらうことが可能です。

また、大手なら断られるような要望でも、中小代理店なら地域密着でサポートしてくれる場合もあるので、手厚いサポートが受けられるメリットもあります。

ただし、大手とは異なり仕入れ価格は比較的高額になる可能性が高いため、リース料は大手よりも少々負担が掛かる可能性もあるでしょう。

コピー機・複合機のリース代理店・販売店選び5つのポイント

ここからは、実際にコピー機・複合機のリース代理店を選ぶ際のポイントをご紹介していきます。

以下のポイントに着目して、今後のリース代理店選びの参考にしてください。

特定のメーカーに強い代理店を選ぶ

コピー機・複合機の代理店においても得意不得意が存在しており、どの代理店も同じ程度のメーカーから商品を仕入れている訳ではありません。

代理店Aはコニカミノルタから多く仕入れ、代理店Bは富士フイルムから多く仕入れている、というふうに、各代理店によって結びつきが強いメーカーも異なるのです。

代理店によっては1〜2社のみに絞って販売やリースを行っている店舗もあります。そうした業者ではメンテナンス体制も強く、そのメーカーに詳しい担当者がついてくれるので安心です。

そのため、自社が希望しているメーカーに特化している代理店を選ぶことをおすすめします。

特定のメーカーに精通している代理店は、そのメーカーの製品を多く販売しているため、価格やサポート面において利用者様もメリットが大きい可能性があるでしょう。

コピー機・複合機とセットでサポートが受けられる代理店を選ぶ

コピー機や複合機の導入を検討されているということは、これから新規でオフィスを開業されるか、事業の拡大を検討されている方が多いと思います。

こうしたことを踏まえた場合、コピー機や複合機以外にも、

・ビジネスフォンの導入
・電話回線の開通
・ネット設備の整備
・オフィス家具の導入
・システムの開発
・セキュリティ対策

などを行う必要があるでしょう。そのため、こうしたこともセットで行ってくれる代理店を選んでおけば、毎回異なる業者に問い合わせる必要がなく、利用者様の負担を軽減して事業を進めることができます。

そのため、事前に上記のサポートも行っているかどうか確認しておくことがおすすめです。

メンテナンス対応がメーカーor代理店のどちらかを確認しておく

これからコピー機や複合機のリースを検討されているのであれば、メンテナンスを行ってくれるのがメーカーか代理店のどちらなのかについて確認しておきましょう。

通常、製品のメンテナンスはこれらのどちらかが請け負うことになりますが、それぞれ以下のようなメリットとデメリットがあります。

担当者	メリット	デメリット
メーカー	メンテナンスの質が高い	費用が高い
代理店	価格が安い・コピー機以外の相談もできる	メンテナンスの質が低い可能性がある

メンテナンスにおいては製造元であるメーカーに依頼した方が、当然機器に精通している人がチェックを行いますので、メンテナンスの質が高くなります。

ただし、その分コストは高額になってしまう傾向にあるため、注意が必要です。

それに対し、代理店がメンテナンスを行う場合にはメーカーよりも価格が安くなる可能性が高く、コピー機や複合機以外の相談も行えます。

ただし、業者によっては質に問題がある可能性もあるので、上記で解説したようになるべく一つのメーカーに特化した代理店であれば依頼しても良いでしょう。

このように、メリット・デメリットの両方がありますので、店舗の特徴や状況に応じて最適な業者を選ぶことが重要になります。

自社に合った提案をしてくれる代理店を選ぶ

続いて、自社に合った提案をしてくれる業者を選ぶことが大切です。

これから新規で事業を設立する場合には、コピー機の導入以外にもネットワークの整備やオフィス家具を揃えるなど、やるべきことが多いと思います。

そのため、

・自社に必要なシステムの開発
・ネットワーク環境の整備
・オフィスレイアウトの設計
・セキュリティ対策の提案

など、幅広く提案してくれる代理店を選んでおくと後々楽になります。

自社の目的に合わせ、幅広い提案をしてくれる業者選びを行いましょう。

見積書にサポート保守料金が記載されているか確認する

代理店から提出された見積もりにもしっかりと目を通しておくことが大切です。特に、サポートの保守料金が示されているかどうかは確認しておきましょう。

具体的には、カウンター料金(カラー1枚につき何円か、モノクロ1枚につき何円かなど)や、オプション料金の設定などはチェックしておくことが大切です。

また、保守契約の種類としては、スポットやカウンター、年間保守などの種類が挙げられますが、どのタイプを採用しているかについても確認しておくと良いでしょう。

コピー機・複合機のリース代理店・販売店選びで失敗しないためには？

これからコピー機・複合機のリース代理店選びを行う場合には、以下の点に注意しておくと失敗せずに済むでしょう。

見積もりを複数業者に提出してもらう

まず、見積もりについては必ず複数の業者から出してもらうようにしましょう。

複数の業者に問い合わせるのは手間が掛かる作業ですが、面倒に思って1つしか問い合わせなかった場合、その企業が本当に適切な価格やプランを用意しているのか判断することが難しいです。

また、上記でも解説した通り、各代理店によって用意されているプランや商品の価格も異なるため、複数業者から見積もりをもらうことで最適な業者選びを行うことが可能になります。

もし、複数の代理店に見積もりを取るのが面倒であれば、OA機器コンシェルジュにご相談いただければ完全無料で一括お見積りを行うことができます。

相性の良い担当者を探す

続いて、なるべく相性の良い担当者を探しておきましょう。依頼するのは代理店になりますが、何か問題が発生した際に対応してくれるのは各担当者になります。

コピー機や複合機は小さなトラブルも発生しやすく、その都度電話対応を行ってくれるような話しやすい担当者に依頼できれば運用もスムーズでしょう。

より良い担当者を見つけるためにも、必ず複数業者に問い合わせることが必須と言えます。

業者選びのサポートサービスを利用する

「コピー機や複合機の代理店が多すぎてどの業者を選べば良いか分からない」

「各業者に毎回見積もりを取るのが面倒」

このような事業者様も多いでしょう。

もし、こうした作業が面倒に思われるのであれば、OA機器コンシェルジュへご相談ください。

OA機器コンシェルジュでは、完全無料で複数業者のお見積り・資料請求を代理しています。

利用料は一切掛からず、事業者様に最適な代理店をご紹介させていただきます。

通常、複数の業者に問い合わせや見積もりを取るのはそれだけで時間と労力が掛かる作業です。

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まとめ

今回の記事では、コピー機・複合機のリース代理店の選び方についてご紹介しました。

コピー機や複合機のリース代理店は非常に多く、どの業者を選べば良いか難しいと感じる方も多いでしょう。

もし、代理店選びにお悩みであれば、OA機器コンシェルジュへご相談ください。

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